Aplikacje na zamówienie dla firm, które chcą uporządkować procesy
Projektujemy dedykowane aplikacje biznesowe, które zastępują rozproszone arkusze, papierowe raporty i ręczne przepisywanie danych jednym systemem dopasowanym do sposobu działania firmy.
Nie zaczynamy od listy funkcji. Najpierw poznajemy proces, użytkowników, dane i decyzje, które system ma wspierać.
- Proces przed technologią
- Prototyp przed pełnym wdrożeniem
- Integracje z używanymi systemami
- Rozwój aplikacji etapami
Firma rośnie. Sposób zarządzania danymi nie zawsze nadąża
Na początku wystarcza jeden arkusz. Później pojawiają się kolejne pliki, formularze, wiadomości, raporty i ręczne obejścia. Każdy dział tworzy własny sposób pracy, a przygotowanie jednej informacji dla zarządu wymaga połączenia danych z kilku miejsc.
Problemem nie jest sam Excel. Problem zaczyna się wtedy, gdy od arkusza zależy realizacja zamówień, produkcja, obsługa klienta, rozliczanie pracy albo podejmowanie decyzji.
W takich warunkach firma traci czas nie tylko na wykonywanie procesu, ale także na:
- wielokrotne wpisywanie tych samych danych,
- sprawdzanie, która wersja pliku jest aktualna,
- ręczne przygotowywanie raportów,
- szukanie informacji w mailach i wiadomościach,
- pilnowanie terminów i akceptacji,
- poprawianie błędów wynikających z braku walidacji,
- wyjaśnianie, kto odpowiada za kolejny etap.
Dedykowany system ma sens wtedy, gdy porządkuje ten przepływ i daje użytkownikom jedno źródło aktualnej informacji.
Nie przenosimy istniejącego chaosu do aplikacji. Najpierw sprawdzamy, jak powinien działać proces.
Kiedy warto rozważyć aplikację na zamówienie?
Nie każdy proces wymaga budowania własnego oprogramowania. Poniższe sygnały wskazują jednak, że gotowe narzędzia mogą już nie wystarczać.
Kluczowy proces opiera się na Excelu
Te same dane są wpisywane w kilku miejscach
Raporty powstają ręcznie
Wiedza o procesie znajduje się w głowie jednej osoby
Gotowy system wymaga coraz większej liczby obejść
Błędy zaczynają generować mierzalne koszty
Rozwój firmy zwiększa głównie liczbę czynności administracyjnych
Nie zawsze trzeba budować aplikację od podstaw
Dobra diagnoza może wykazać, że firma nie potrzebuje dedykowanego oprogramowania. Czasami wystarczy odpowiednio skonfigurować gotowy produkt albo połączyć systemy, które już działają.
Gotowy program SaaS
Kiedy sprawdza się najlepiej
Proces jest standardowy i podobny w wielu firmach
Najważniejsze ograniczenie
Firma musi częściowo dopasować sposób pracy do programu
Integracja istniejących narzędzi
Kiedy sprawdza się najlepiej
Używane systemy działają dobrze, ale nie wymieniają danych
Najważniejsze ograniczenie
Nadal trzeba utrzymywać kilka środowisk
Aplikacja na zamówienie
Kiedy sprawdza się najlepiej
Proces jest specyficzny, ważny dla firmy i trudno obsłużyć go standardowymi narzędziami
Najważniejsze ograniczenie
Wymaga analizy, wdrożenia oraz udziału właściciela procesu
Jeżeli gotowy program dobrze rozwiązuje problem, powiemy to wprost. Własna aplikacja powinna być uzasadnioną decyzją biznesową, a nie celem samym w sobie.
Dedykowane aplikacje dla realnych procesów firmowych
Aplikacja na zamówienie nie musi być ogromnym systemem obejmującym całą organizację. Często największą wartość daje rozwiązanie jednego powtarzalnego i kosztownego problemu.
Systemy operacyjne i obiegi pracy
Systemy dla produkcji i utrzymania ruchu
Portale klienta i pracownika
Systemy CRM i obsługi sprzedaży
Systemy do obsługi wydarzeń i szkoleń
Dashboardy i raportowanie zarządcze
Zobacz również pozostałe aplikacje biznesowe BGapps, w tym AssetCare do zarządzania nieruchomościami i flotą.
Od ręcznego działania do uporządkowanego procesu
Zgłoszenia
Przed
Trafiają przez telefon, e-mail i wiadomości.
Po
Każde zgłoszenie ma właściciela, status, termin i historię.
Raportowanie
Przed
Dane są łączone ręcznie z kilku plików.
Po
Dashboard aktualizuje się na podstawie danych z procesu.
Dokumenty i terminy
Przed
Znajdują się w różnych folderach i kalendarzach.
Po
System przechowuje dokumenty i automatycznie przypomina o terminach.
Akceptacje
Przed
Decyzje giną w mailach i rozmowach.
Po
Każda akceptacja przechodzi określoną ścieżkę i zostaje zapisana.
Odpowiedzialność
Przed
Nie wiadomo, kto powinien wykonać kolejny krok.
Po
Role i uprawnienia jasno określają zakres odpowiedzialności.
Dane
Przed
Te same informacje są wpisywane kilka razy.
Po
Dane wprowadzone raz są wykorzystywane w kolejnych etapach procesu.
System dopasowany do użytkowników, danych i decyzji
Zakres każdej aplikacji wynika z procesu. W zależności od potrzeb system może obejmować:
- role i uprawnienia użytkowników
- formularze i walidację danych
- zadania, statusy i obiegi akceptacji
- automatyczne powiadomienia i przypomnienia
- dashboardy oraz raporty KPI
- generowanie dokumentów i zestawień
- import oraz eksport danych
- załączniki, zdjęcia i dokumentację
- kody QR i obsługę urządzeń mobilnych
- historię zmian i dziennik aktywności
- integracje przez API
- funkcje AI tam, gdzie mają uzasadnienie biznesowe
Integracje są każdorazowo weryfikowane na etapie analizy. Możliwość połączenia zależy między innymi od API i warunków technicznych używanych systemów. Jeżeli proces wymaga obsługi języka naturalnego, uzupełnieniem mogą być agenci AI i chatboty dla firm.
Jak powstaje aplikacja na zamówienie?
Nie wymagamy od klienta gotowej dokumentacji technicznej. Punktem wyjścia może być arkusz, przykładowy raport, formularz albo opis codziennego sposobu pracy.
- 01
Diagnoza procesu
Poznajemy sposób pracy zespołu, źródła danych, role użytkowników, wyjątki i miejsca, w których powstają opóźnienia lub błędy.
- 02
Cel i mierniki sukcesu
Określamy, jaki efekt ma przynieść system. Może to być skrócenie raportowania, ograniczenie błędów, szybsza reakcja albo zapewnienie aktualnych danych.
- 03
Prototyp rozwiązania
Pokazujemy kluczowe ekrany i przebieg procesu przed rozpoczęciem pełnego wdrożenia. Dzięki temu użytkownicy mogą wcześnie zweryfikować założenia.
- 04
Projekt systemu i integracji
Definiujemy strukturę danych, role, uprawnienia, automatyzacje, raporty oraz sposób połączenia z używanymi narzędziami.
- 05
Wdrożenie pierwszego zakresu
Uruchamiamy najmniejszą wersję, która rozwiązuje wskazany problem i pozwala rozpocząć pracę na rzeczywistych danych.
- 06
Pilotaż, szkolenie i rozwój
Testujemy system z użytkownikami, zbieramy informacje, mierzymy efekty i rozwijamy kolejne moduły zgodnie z priorytetami biznesowymi.
Nie zaczynamy od kodu. Zaczynamy od zrozumienia firmy
BGapps łączy technologię z zapleczem konsultingowym Brainstorm Group.
Dzięki doświadczeniu w audytach, transformacjach organizacyjnych, Lean Management i usprawnianiu procesów potrafimy spojrzeć szerzej niż tylko na listę oczekiwanych funkcji.
Sprawdzamy:
- czy problem rzeczywiście wymaga aplikacji,
- które czynności nie tworzą wartości i nie powinny być automatyzowane,
- jakie dane są potrzebne do podejmowania decyzji,
- kto odpowiada za poszczególne etapy,
- jak przygotować zespół do zmiany sposobu pracy,
- po jakich wskaźnikach ocenić efekt wdrożenia.
Nie kończymy na rekomendacji. Projektujemy narzędzie, pomagamy je wdrożyć i rozwijamy je razem z organizacją. Zobacz proces tworzenia i wdrożenia aplikacji.
Od procesu do decyzji
- Proces
- Dane
- Dashboard
- Decyzja
- Automatyzacja i AI
BGapps by Brainstorm Group
Zaplecze konsultingowe i technologiczne
Ponad 1200 organizacji w Polsce i Europie
Poznaj podejście Brainstorm Group do technologii IT i AIDane, role i odpowiedzialność projektowane od początku
Bezpieczeństwo aplikacji nie powinno być dodatkiem wdrażanym na końcu projektu. Już podczas projektowania ustalamy, jakie dane są przetwarzane, kto może je zobaczyć oraz jakie działania może wykonywać.
W zależności od zakresu projektu uwzględniamy:
- role i poziomy dostępu,
- ograniczenie widoczności danych,
- bezpieczne uwierzytelnianie,
- historię zmian i działań użytkowników,
- kopie zapasowe,
- eksport danych,
- wymagania dotyczące przechowywania informacji,
- zasady utrzymania oraz dalszego rozwoju systemu,
Ile kosztuje aplikacja na zamówienie?
Koszt aplikacji zależy nie tylko od liczby ekranów. Największy wpływ mają zakres procesu, liczba użytkowników i ról, integracje, migracja danych, automatyzacje, raportowanie oraz wymagania dotyczące bezpieczeństwa.
Dlatego wycena powstaje po zrozumieniu pierwszego zakresu, a nie wyłącznie na podstawie ogólnego pomysłu.
Najbezpieczniej rozpocząć od jednego procesu lub modułu, który może przynieść mierzalny efekt. Kolejne funkcje można rozwijać na podstawie rzeczywistych doświadczeń użytkowników.
Po diagnozie klient otrzymuje:
- opis problemu i celu biznesowego,
- proponowany zakres pierwszej wersji,
- listę kluczowych funkcji,
- plan etapów,
- założenia dotyczące integracji,
- szacowany harmonogram,
- wycenę wdrożenia i dalszego utrzymania,
Najczęściej zadawane pytania o aplikacje na zamówienie
Opowiedz nam o procesie, nie o funkcjach
Nie musisz wiedzieć, jak powinna wyglądać aplikacja ani przygotowywać specyfikacji technicznej.
Pokaż nam arkusz, raport, formularz albo proces, który zabiera zespołowi zbyt dużo czasu. Sprawdzimy, czy lepszym rozwiązaniem będzie gotowy system, integracja, automatyzacja czy aplikacja na zamówienie.
Najpierw diagnoza i ocena możliwości. Bez rozpoczynania projektu od niepotrzebnej listy funkcji.
- Rozmowa o procesie, danych i użytkownikach, nie o technologii.
- Rekomendacja: gotowy program, integracja albo dedykowana aplikacja.
- Propozycja pierwszego zakresu, który można wdrożyć etapowo.